Regulamin spotkania sieciującego

Regulamin spotkania sieciującego organizacje i instytucje wpierające rodziny zastępcze w Warszawie, (dalej „Regulamin”)

§ 1

Postanowienia ogólne

Organizatorem wydarzenia jest Warszawskie Centrum Pomocy Rodzinie, ul. Lipińska 2, 01-833 Warszawa, www.wcpr.pl, (dalej „Organizator”).
Spotkanie sieciujące (dalej „Spotkanie”) odbędzie się 25.09.2025 r. w godzinach 10.00 – 16.00 na terenie Społecznego Domu Kultury, ul. Słowackiego 19A, 01-592 Warszawa.
W Spotkaniu wezmą udział przedstawiciele organizacji i instytucji systemu pieczy zastępczej w Warszawie (dalej „Uczestnicy”).
Spotkanie jest zorganizowana w celu umożliwienia wymiany informacji, dobrych praktyk i doświadczeń pomiędzy instytucjami oraz organizacjami, a także zaprezentowania aktualnej oferty wsparcia dla rodzin zastępczych. Ponadto Spotkanie jest okazją do nawiązania bezpośrednich kontaktów między przedstawicielami instytucji i organizacji działających na rzecz dzieci zabezpieczonych w pieczy zastępczej.
Spotkanie jest zamknięte, a uczestnictwo w nim jest dobrowolne.
Liczba Uczestników Spotkania jest ograniczona do 250 osób.
Regulamin Spotkania jest integralną częścią zgłoszenia uczestnictwa w wydarzeniu i obowiązuje wszystkich Uczestników.

§ 2

Warunki uczestnictwa

Warunkiem zgłoszenia uczestnictwa w Spotkaniu jest:
1) wypełnienie przesłanego z adresu: zgloszenia.wcpr@wcpr.pl elektronicznego Formularza rejestracyjnego wraz z potwierdzeniem zapoznania się z Regulaminem Spotkania;
2) przesłanie na wyżej wymieniony adres prezentacji w PowerPoint w sytuacji czynnego udziału w spotkaniu sieciującym;
Wszelki kontakt między Organizatorem, a Uczestnikiem będzie odbywał się za pomocą adresu zgłoszenia.wcpr@wcpr.pl.
Udział w Spotkaniu jest bezpłatny i zależny od wcześniejszego zgłoszenia Uczestnika oraz potwierdzenia zakwalifikowania do uczestnictwa przez Organizatora w formie e-maila zwrotnego w odpowiedzi na przesłany formularz zgłoszeniowy.
Wyróżnia się dwie formy uczestnictwa:

1) udział bierny – Uczestnik, który spełnił warunki uczestnictwa z ust. 3 powyżej;

2) udział czynny – Uczestnik, który zgłosił się do omówienia wraz z prezentacją aktualnej oferty pomocy rodzinom zastępczym w Warszawie oraz spełnił warunki uczestnictwa z ust. 3 powyżej.

Organizator zastrzega sobie prawo do finalnego zatwierdzenia ostatecznej listy uczestników.
Termin rejestracji uczestnictwa upływa 04.09.2025 r.

§ 3

Zasady obowiązujące podczas Spotkania

Spotkanie ma charakter zamkniętego wydarzenia, gdzie Uczestnik może być też referentem.
Organizator ustala program Spotkania oraz ma prawo do dokonywania w nim zmian również w dniu Spotkania, w tym do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
Uczestnik czynny ponosi pełną odpowiedzialność za przedstawione treści w czasie Spotkania, materiały i informacje przesłane do Organizatora, zgodnie z zaproszeniem.
Uczestnik zobowiązany jest zapewnić, aby wszelkie wypowiedzi i prezentacje przedstawione przez niego podczas spotkania nie naruszały przepisów prawa ani praw lub dóbr osobistych osób trzecich.
Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania niniejszego Regulaminu, zasad społecznych, instrukcji i poleceń organizacyjno-technicznych Organizatora.
Podczas Spotkania mogą być wykonywane zdjęcia Uczestników (ogólny widok Sali). Zatem może dojść do utrwalenia, a następnie rozpowszechniania wizerunku Uczestnika, który będzie stanowić szczegół całości.
Uczestnik może udzielić Organizatorowi zgody na utrwalenie i rozpowszechnienie wizerunku nie stanowiącego szczegółu całości.
Zgoda o której mowa w ust. 7 powyżej obejmuje rozpowszechnienie wizerunku na stronie internetowej Organizatora i portalach społecznościowych w celach dokumentowania i rozpowszechniania informacji o wydarzeniach zorganizowanych przez Organizatora.
Zakazane jest nagrywanie i wykonywanie zdjęć przez Uczestników podczas Spotkania bez uprzedniej zgody Organizatora.

§ 4

Przetwarzanie danych

Administratorem danych osobowych jest Warszawskie Centrum Pomocy Rodzinie, ul. Lipińska 2, 01-833 Warszawa, telefon: 22 599 71 20, e-mail: sekretariat@wcpr.pl.
Organizator wyznaczył Inspektora Danych Osobowych (IOD), z którym można się kontaktować poprzez e-mail: iod@wcpr.pl lub telefonicznie tel. 22 599 71 06.
Dane osobowe Uczestnika.
1) obejmujące: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, nazwę reprezentowanej organizacji lub instytucji będą przetwarzane w następujących celach:
a) rejestracji uczestnictwa oraz organizacji lub instytucji i przeprowadzenia Spotkania sieciującego organizowanego w dniu 25.09.2025 r. przez Warszawskie Centrum Pomocy Rodzinie;
b) komunikowania się z Uczestnikami w sprawach związanych ze Spotkaniem, udokumentowania jego przebiegu, w tym m.in. sporządzenia listy uczestników;
c) otrzymywania na wskazany w zgłoszeniu adres poczty elektronicznej informacji o przyszłych wydarzeniach i konferencjach o tematyce pieczy zastępczej w przypadku wyrażenia zgody na otrzymywanie informacji o przyszłych konferencjach i wydarzeniach;
2) w postaci wizerunku będą wykorzystywane w celu dokumentowania i rozpowszechniania informacji o wydarzeniach na stronie internetowej oraz mediach społecznościowych Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie – w przypadku wyrażenia zgody na wykorzystywanie wizerunku.
Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie:
1) art. 6 ust. 1 lit. b RODO (gdyż jest to niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą);
2) art. 6 ust. 1 lit. f RODO (na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu, polegającemu na komunikowaniu się z uczestnikami w sprawach związanych ze spotkaniem; w celu wymiany informacji pomiędzy Uczestnikami);
3) art. 6 ust. 1 lit. c RODO (gdyż jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze w celach archiwalnych);
4) art. 6 ust. 1 lit. a RODO na podstawie zgody na przetwarzanie danych osobowych wyrażonej przez Uczestnika (w przypadku zgody na wykorzystanie wizerunku lub otrzymywanie informacji o przyszłych konferencjach i wydarzeniach).
W przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda, Uczestnik ma prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie co nie wpływa na wcześniejszą zgodność z prawem przetwarzanych danych. Wycofanie zgody wymaga wysłania wiadomości pocztą elektroniczną na adres: zgloszenia.wcpr@wcpr.pl.
Dane osobowe mogą być udostępnione innym podmiotom uprawnionym na podstawie właściwych przepisów prawa oraz stosownych umów zawartych z Administratorem. Dane osobowe (w postaci wizerunku) mogą być również przetwarzane przez dostawcę usługi Facebook firmy Meta Platforms w centrum przetwarzania danych.
Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, o których mowa w ust. 3. Dane osobowe mogą być przetwarzane przez okres dłuższy w przypadku gdy takie uprawnienie lub obowiązek wynika ze szczególnych przepisów prawa nałożonych na Administratora. W przypadku wyrażenia zgody na wykorzystanie wizerunku lub otrzymywanie informacji dane będą przechowywane do czasu wycofania zgody.
W zakresie przewidzianym przepisami prawa Uczestnikowi przysługuje prawo: dostępu do treści swoich danych osobowych, do sprostowania swoich danych gdy są niezgodne ze stanem faktycznym; do żądania usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Ponadto uczestnikowi przysługuje prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Podanie przez Uczestnika danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla realizacji celów, o których mowa w ust. 3.

§ 5

Postanowienia końcowe

Regulamin wydarzenia dołączono do zaproszenia oraz zostanie on udostępniony przy recepcji na w miejscu organizowanego wydarzenia.
W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem, mają zastosowanie przepisy prawa polskiego.
Regulamin wchodzi w życie z dniem 21.08.2025 r.