Regulamin spotkań on-line

Regulamin spotkań online organizowanych przez Warszawskie Centrum Pomocy Rodzinie w ramach działań Zespołu ds. Promowania i Rozwoju Rodzinnej Pieczy Zastępczej.

§ 1

Organizacja i przebieg spotkań

Organizatorem spotkań online (zwanych dalej: Spotkaniami online) jest Warszawskie Centrum Pomocy Rodzinie z siedzibą przy ul. Lipińskiej 2, 01-833 Warszawa (zwanym dalej Organizatorem).
Spotkania online odbywają się z wykorzystaniem platformy Cisco Webex Meetings dostępnej przy użyciu przeglądarki internetowej. Dla zapewnienia bezproblemowego przebiegu spotkania Organizator zaleca korzystanie z przeglądarki Chrome.
Udział w Spotkaniach online jest bezpłatny.
Spotkania online mogą mieć charakter:
a) webinariów – spotkań z prezentacją ekspercką, podczas których osoby uczestniczące mają możliwość porozumiewania się na czacie,
b) interaktywnych spotkań online – spotkań, podczas których osoby uczestniczące mają możliwość aktywnego udziału, włączania się również za pomocą mikrofonu i kamery,
c) mieszany – łączący elementy, o których mowa w punktach a i b.
Udział w Spotkaniu online jest możliwy po uruchomieniu hiperłącza zawierającego link do spotkania umieszczonego na stronie internetowej/ profilach społecznościowych Organizatora lub zaproszenia przesłanego na adres e-mail.
Spotkania online (webinaria, spotkania informacyjne) mogą być rejestrowane (dźwięk i obraz). Organizator każdorazowo przed rozpoczęciem spotkania będzie informował uczestników o zamiarze nagrywania i udostępnienia Spotkania online. Informacja będzie podana na stronie internetowej/ profilach społecznościowych Organizatora lub w zaproszeniu przesłanym na adres e-mail uczestników.
Uczestnicy w trakcie spotkania online nie są uprawnieni do utrwalania dźwięku i/lub obrazu jego przebiegu bez pisemnej zgody Organizatora. W przypadku dokonania takiego utrwalenia bez zgody Organizatora, Organizator może zażądać od uczestnika skasowania nagrania.
Nagrania będą udostępniane w serwisie YouTube (w kanałach należących do Organizatora), na stronach należących do Organizatora (przede wszystkim na stronie: www.rodzinazastepcza.com.pl) i w mediach społecznościowych Organizatora.
Rejestracja dźwięku i obrazu ma na celu udokumentowanie przebiegu spotkań oraz wykorzystania nagrań lub zdjęć uczestników w celach promocyjnych Organizatora, w tym umieszczenia ich na stronach internetowych lub na profilach społecznościowych Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie, między innymi na portalu Facebook i Instagram.
O ile regulamin konkretnego spotkania lub odrębne instrukcje przekazywane uczestnikom spotkania przez Organizatora nie stanowią inaczej, uczestnik ma prawo do udziału w spotkaniu przy wyłączonej kamerze i mikrofonie. Pozostawienie przez uczestnika włączonej kamery lub mikrofonu podczas spotkania oznacza udzielenie zezwolenia na wykorzystanie wizerunku i głosu osoby na nim przedstawionej, wyrażonego na mocy art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz wyrażenie zgody na publikację danych osobowych uczestnika obejmujących jego wizerunek lub głos, w sposób określony w pkt 8 i dla celów tam wskazanych.

§ 2

Zasady udziału w spotkaniach

Uczestnicy spotkania są zobowiązani do:
a) niepodejmowania żadnych działań zakłócających pracę innych uczestników, a także mających na celu uzyskanie nieuprawnionego dostępu do platformy, przejęcie kontroli nad spotkaniem czy zniszczenie zasobów,
b) niepublikowania treści, których udostępnienie jest zakazane przez przepisy prawa, w tym naruszających dobra osobiste, prawa autorskie i prawa pokrewne,
c) niepodszywania się pod tożsamość administratorów lub innych uczestników,
d) nieudostępniania osobom trzecim danych dostępu do spotkania w przypadku gdy jest ono skierowane do określonej zamkniętej grupy.
Organizator ma prawo do odebrania uczestnikowi dostępu do spotkania w przypadku naruszenia postanowień, o których mowa w ust. 1.
Niezależnie od zasad opisanych w ust. 1 uczestnicy zobowiązują się dostosowania innych wytycznych udostępnionych przez Organizatora w związku z organizacją konkretnego spotkania.

§ 3

Przetwarzanie danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej RODO, administratorem danych osobowych uczestnika jest Warszawskie Centrum Pomocy Rodzinie, ul. Lipińska 2, 01-833 Warszawa; tel. 22 5997120; adres e-mail: sekretariat@wcpr.pl.
W przypadku pytań dotyczących sposobu i zakresu przetwarzania danych osobowych w zakresie działania Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie, a także przysługujących uprawnień, można skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w WCPR za pomocą adresu iod@wcpr.pl lub telefonicznie 22 599 71 06.
Dane osobowe:
a) obejmujące: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, login, nazwa organizacji, którą reprezentuje uczestnik są przetwarzane w celu: zorganizowania spotkania oraz zapewnienia skutecznej, wzajemnej komunikacji na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO, polegającego na komunikowaniu się z uczestnikami w sprawach związanych ze spotkaniem oraz utrzymywaniu bieżących kontaktów służbowych;
b) obejmujące: imię i nazwisko, adres e-mail są przetwarzane w celu rejestracji uczestnictwa i przeprowadzenia w trybie on-line (przy wykorzystaniu narzędzia Cisco Webex Meetings) weebinaru oraz komunikowania się z uczestnikami w sprawach związanych z weebinarem na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO, gdyż jest to niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi w celach edukacyjnych;
c) obejmujące wizerunek i głos (jeśli osoba korzystająca z narzędzia dokona takich ustawień technicznych, które będą wiązały się z przetwarzaniem danych osobowych obejmujących wizerunek i głos tj. włączy kamerę i będzie prowadzić rozmowy w trybie on-line) przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
W przypadku nagrywania spotkania i wyrażenia zgody, wizerunek uczestnika może być publikowany na stronie internetowej Organizatora, serwisie You Tube oraz na profilach Organizatora prowadzonych na portalach społecznościowych. W tym przypadku podstawą przetwarzania danych będzie zgoda uczestnika (art. 6 ust.1 lit. a RODO).
Zakres danych osobowych może się różnić w zależności od tego, co zostanie podane w formularzu przez osobę wypełniającą (w przypadku konieczności rejestracji poprzez formularz) lub w trakcie kontaktowania się z przedstawicielami Administratora.
W zależności od Spotkania online dane osobowe uczestnika podane przy dołączaniu do danego Spotkania online lub w trakcie Spotkania online (jak np. imię i nazwisko) mogą być ujawniane innym uczestnikom.
Dane osobowe uczestnika będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w ust. 3, a w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – do czasu odwołania przez uczestnika udzielonej zgody.
Odbiorcami danych osobowych uczestnika mogą być podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa lub podmioty, którym Administrator powierzył przetwarzanie danych osobowych na podstawie umowy. Dane mogą być też przetwarzane przez dostawcę usługi Cisco Webex Meetings
W związku z przetwarzaniem danych osobowych, w zakresie przewidzianym przepisami prawa, uczestnikom przysługują następujące uprawnienia:
1) prawo dostępu do danych osobowych;
2) prawo do sprostowania (poprawiania) danych gdy dane są niezgodne ze stanem faktycznym;
3) prawo do żądania usunięcia danych osobowych, ograniczenia przetwarzania – w przypadkach przewidzianych prawem;
4) prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
5) prawo do cofnięcia zgody - w przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody. Cofnięcie to nie ma wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, zgodnie z obowiązującym prawem.
W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu danych osobowych, uczestnikowi przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, czyli Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do przeprowadzenia spotkania i zapewnienia w nim uczestnictwa.

§ 4

Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego.
Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.